SATUJU.COM PEKANBARU  - Seperti menarik rambut dalam tepung, rambut jangan putus, tepung jangan bergoyang, dapat digunakan dalam  kehidupan sehari-hari, baik dalam bentuk liasan maupun tulisan sebagai satu perumpamaan yang  mempunyai arti. Butuk kesabaran dan keuletan dalam memutuskan pekara yang sangat sulit”, pepatah yang indah menjadi makna tersirat dan tersurat dalam kehidupan. Dalam hidup kita perlu terus melakukan pengembangan yang baik terutama Komunikasi.

Komunikasi adalah elemen penting dalam hidup. Komunikasi pada maknanya merupakan tindakan dari komunitor (yang menyampaikan) kepada komunikan (yang disampaikan) untuk menyampaikan informasi melalui media, dengan harapan informasi tersebut sukses dibuktikan dengan respon balik, tanpa adanya gangguan. Organisasi menjadi suatu rumpun yang mempunyai tujuan yang sama, ditetapkan dan dimusyawarahkan secara transparansi ditengah keberagaman individu.

Organisasi memiliki makna suatu komunikasi dengan kuantitas yang lebih luas yang terdiri dari lebih dari dua orang dan berupaya mencapai tujuan yang telah ditargetkan.

Dalam organisasi, kekuatan komunikasi menjadi penting sebagai wujud berjalannya organisasi yang trus berkembang dan maju.

Pada dasarnya komunikasi organisasi membahas proses dan cara kerja organisasi tersebut, nilai produktivitas dan berbagai bagian pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi hingga mampu sesuai dengan fungsi, manfaat, hiangga tujuan dari organisasi itusendiri yang tercemin melalui efektivitas komunikasi. (Zahara, Evi.2018)

Pelayanan publik merupakan kegiatan yang dilakukan dalam bentuk pemenuhan kebutuhan dasar bagi setiap masyarakat terhadap kepentingan publik. Dalam mendapatkan pelayanan dari penyelenggaraan pelayan publik, masyarakat selalu menginginkan peningkatan terhadap pelayanan publik tersebut.

Hal ini dapat terjadi sejalan dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi dan juga atas kemajuan teknologi yang semakin meningkat.

Sebenarnya yang menjadi produk dari organisasi pemerintahan adalah pelayanan masyarakat (publik service). Artinya kegiatan pelayanan pada dasarnya menyangkut pemenuhan suatu hak. Ini melekat pada setiap orang, baik secara pribadi maupun berkelompok (organisasi), dan dilakukan secara keseluruhan. 

Pelayanan publik adalah sebagai setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang menguntungkan dalam hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik.

Pelayanan yang diperlukan tiap-tiap individu pada dasarnya terbagi atas dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi serta layanan administratif yang diberikan orang lain selaku anggota organisasi (organisasi massa atau organisasi negara). Berdasarkan pendapat tersebut yang dimaksud dengan pelayanan adalah kegiatan yang berlangsung dalam kehidupan sehari-hari yang berupa layanan fisik yaitu bersifat pribadi dan administratif yang biasa terdapat pada suatu kegiatan organisasi. 

Dengan banyaknya permintaan agar pelayanan publik ini agar semakin baik perlu di tanggapi dengan serius oleh penyelenggara pelayanan publik antara lain dengan mempersiapkan aparatur pemerintah berkualitas, profesional, dan menjalankan tugas dengan standar operasional perpustakaan yang telah ditentukan sehingga pada akhirnya akan tercapai good govermance dalam penyelenggaraan pelayanan publik tersebut.

Unsur Komunikasi Dari pengertian komunikasi yang telah dikemukakan, maka jelas bahwa komunikasi antarmanusia hanya bisa terjadi, jika ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu. Terdapat beberapa macam pandangan tentang banyaknya unsur atau elemen yang mendukung terjadinya komunikasi.

Ada yang menilai bahwa terciptanya proses komunikasi, cukup di dukung oleh tiga unsur, sementara ada juga yang menambahkan umpan balik dan lingkungan selain kelima unsur yang telah disebutkan.
Melalui komponen atau unsur dasar komunikasi. Formula komunikasi yang lebih sederhana yang dikenal dengan ”SMCR”, yaitu, Source (pengirim), Message (pesan), Channel (saluran media) dan Receiver (penerima). Berikut unsur dasar komunikasi: (David K. Berlo,1960)

Gambar 3. Komponen atau Unsur Dasar Komunikasi (Sumber)

Komunikator

Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya. Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari satu orang, banyak orang dalam pengertian lebih dari satu orang, dan Massa.

Pesan

Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Kita mengirimkan dan menerima pesan melalui salah satu atau kombinasi tertentu dari panca indra kita. Ada dua sifat pesan yaitu Pesan bersifat verbal (verbal communication) antara lain: Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan). Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan). (Andrean dan Ahmad Junaidi 2022)

Pesan bersifat non verbal (non verbal communication) yaitu, Gestural Communication (menggunakan sandi-sandi bidang kerahasiaan). Sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda, (Tua, Robert Siregar, Dkk 2021) Media.

Media merupakan bentuk jamak dari kata medium. Dalam ilmu komunikasi, media bisa diartikan sebagai saluran, sarana penghubung, dan alat-alat komunikasi. Kalimat media sebenarnya berasal dari bahasa latin yang secara harafiah mempunyai arti perantara atau pengantar. (Rudianto dan Akhyar Anshori.2021)

Komunikan

Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi, kepada siapa pesan komunikator ditujukan. Peran antara komunikator dan komunikan bersifat dinamis, saling bergantian. Pada dasarnya komunikan adalah orang yang diajak berbicara, dan akan memberikan feedback terhadap komunikator, baik berupa verbal maupun non verbal. (Riono, Dkk 2020)

Umpan Balik

Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terusmenerus saling bertukar peran. Sebelum terjaidnya umpan balik, tenu adanya efek komunikasi pada komunikan diartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan: 1. Kognitif (seseorang menjadi tahu sesuatu). 2. Afektif (sikap seseorang terbentuk). 3. Konatif (tingkah laku, hal yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).

Komunikasi efektif menuntut kepekaan seseorang dalam situasi dan kondisi yang ada, bahkan telah banyak kegagalan organisasi dikaitkan dengan komunikasi yang buruk. Masalah yang paling sulit dalam komunikasi adalah bagaimana cara mendapatkan perhatian dari para pendengar untuk memastikan bahwa mereka mendengarkan.

Alasan lain adalah bahwa pimpinan menganggap bahwa informasi tersebut harus dilindungi, dan bukan untuk konsumsi pegawai karena pegawai tidak akan mungkin mengerti apa yang akan disampaikan.

Pertahanan (Defensiveness) Selain menahan informasi, seseorang juga bisa saja tidak mau menerima informasi (menolak untuk mendengar informasi yang disampaikan). Hal ini terjadi jika mereka sudah membentuk emosi negative terhadap orang yang memberi informasi, mungkin karena orang tersebut telah merendahkan dengan kata-kata yang menyakitkan.

Keterbatasan waktu (Insufficient time) Alasan lain adalah keterbatasan waktu untuk menyampaikan informasi secara menyeluruh.

Karena kegiatan rutin yang harus diselesaikan dengan segara,seringkali waktu berkomunikasi dilupakan, atau komunikasi dilakukan dengan tergesa, akibatnya, informasi yang disampaikan kepada orang lain pun tidak lengkap sehingga ada kemungkinan informasi tersebut salah dipahami. Pelayanan Publik Pelayanan Publik adalah kemampuan maksimal seseorang dalamberhubungan dengan orang lain dalam hal pelayanan.

Komunikasi Efektif dan Pelayanan Publik tersebut meliputi: Pemahaman Pemahaman merupakan kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Tujuan dari komunikasi adalah terjadinya pengertian bersama, dan untuk sampai pada tujuan itu, maka baik komunikator maupun komunikan harus sama-sama saling mengerti fungsinya masing-masing.

Dalam hal ini komunikasi dikatakan efektif bila komunikator mampu menyampaikan pesan sedangkan komunikan mampu menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator. Didalam komunikasi efektif yang baik harus dapat mudah dipahami dan dimengerti sesuai dengan standar agar di dalam proses pelayanan masyarakat mudah memahami komunikasi yang disampaikan.

Komunikasi efektif harus bersifat fleksibel, fleksibel sendiri artinya mudah menyesuaikan diri. Didalam menghadapi masyarakat yang berubah setiap harinya, pelayanan yang diberikan harus bisa menyesuaikan dengan karakter orang yang berbeda-beda agar dapat membuat pengguna jasa pelayanan tidak Tegang dan menjadi rileks.

Pengaruh pada sikap Tujuan berkomunikasi adalah untuk mempengaruhi sikap. Jika dengan berkomunikasi kemudian terjadi perubahan perilaku, maka komunikasi yang terjadi adalah efektif, dan jika tidak ada perubahan pada sikap seseorang, maka komunikasi tersebut tidaklah efektif. Didalam sebuah proses pelayanan kita menghadapi banyak sekali pengguna layanan yang memiliki karakter berbeda- beda, sebagai pemberi jasa yang baik kita harus membuat konsumen atau pengguna jasa dapat mengubah perilaku, dapat mengubah perilaku disini dimaksudkan komunikasi yang timbal balik, dimana pada saat pelayan terjadi perilaku konsumen yang awalnya cuek, lebih mudah terbuka Tindakan Komunikasi akan efektif jika kedua belah pihak setelah berkomunikasi terdapat adanya sebuah tindakan.

Komunikasi efektif yang baik akan terjadi jika kedua belah pihak antara Staff pelayanan dan masyarakat saling merespon dalamtanggapan yang positif, arti positif disini konsumen memberikan tanggapan yang baik atau berkomunikasi dengan lancar dan dapat menerima semua omongan yang disampaikan. Transparan Pelayanan yang bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.

Dimana pelayanan tersebut aktif dalam memberikan informasi kepada masyarakat baik dalam bentuk tulisan atau spanduk maupun dari media sosial agar masyarakat tahu kinerja apa saja yang sudah dilakukan oleh pemerintah, dan masyarakat berperan aktif sebagai pengawas dalam kemajuan instansi pelayanannya.

Akuntabilitas Pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. didalam sebuah pelayanan capil banyak arsip atau data-data kita yang bersifat pribadi dan tidak boleh sembarang orang yang tahu, di sistem pelayanan capil sendiri pelayanan yang dianut bersifat akuntabilitas yang artinya pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Kondisional Pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas.

Pelayanan ini harus melayanin masyakarat dengan sebaik-baiknya dan secepat- cepatnya, pelayanan yang baik harus dilakukan dengan cepat dan tepat hal ini dimaksudkan agar pelayanan berjalan dengan cepat tanpa membuang-buang waktu. Partisipatif Pelayanan yang dapat mendorong peran serta masyarakat dalampenyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. Pelayanan yang baik harus dapat menerima semua masukan berupa kritik dan saran guna mendorong pelayanan menjadi lebih baik.

Penulis: Dahrial Iskandar, Mahasiswa Ilmu Komunikasi, Pascasarjana Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Riau (UR).

(Bahtiar)